home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Diamond Collection / The Diamond Collection (Software Vault)(Digital Impact).ISO / cdr02 / fwsb30z4.zip / 20.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-08  |  13KB  |  305 lines
  1.  
  2.                               Report Mode
  3.                               ===========
  4.  
  5. What is the REPORT MODE?
  6. ------------------------
  7. FW is a terrific time saver. By using its powerful spreading
  8. capabilities, and its 120 formula methods, the user need only
  9. supply a small amount of financial information to obtain 36
  10. complete sets of financial statements.
  11.  
  12. However, there are times when the user needs precise control over
  13. the budget. There may not be a formula method available to do
  14. exactly what is needed. Or it may be easier to input certain
  15. amounts or new accounts into precise locations within the budget.
  16.  
  17. The REPORT MODE allows the user to load a completed BUDGET file
  18. (a file created with FW) and then have the ability to make changes to
  19. the monthly $ calculations. This mode also allows you to
  20. summarize your previously created BUDGET files by month, quarter
  21. and year!
  22.  
  23. REPORT MODE files cannot be converted back into BUDGET
  24. files.
  25.  
  26.  
  27.  
  28. How does the REPORT MODE work?
  29. ------------------------------
  30. First create your budget and save your file. A file name with a
  31. WDR extension, such as DEMO1.WDR, will be created on your hard
  32. drive.
  33.  
  34. Next, select the option to "LOAD FILE." Three options are then
  35. available:
  36.  
  37.          1) Default - Load Budget
  38.          2) Create Report Summary from Saved Budget
  39.          3) Load Report Summary
  40.  
  41. The second option will allow you to create a REPORT FILE (a file
  42. with a RPT extension) from a previously saved WDR file. The WDR
  43. file will be loaded and converted to a RPT file in the same time
  44. it takes to load a regular file. That's it!
  45.  
  46. This RPT file will not be saved as a file to the hard drive until
  47. you use the "SAVE FILE" option. FW will know which mode you are
  48. in when saving a file. An RPT file will be saved if you are in
  49. the REPORT MODE. By loading a previously saved budget file (WDR)
  50. you will switch back to the BUDGET mode. Loading a new
  51. file will also revert you back to the BUDGET mode.
  52.  
  53. Let's give an example:
  54.   Create a BUDGET using our 120 formula methods. It is important
  55.   to calculate the file after all changes have been made. Save
  56.   the file as EXAMPLE. A file named EXAMPLE.WDR will be saved
  57.   to the hard drive. Now select the load feature and ask to
  58.   create a REPORT from a previously saved file. A listing of
  59.   previously saved WDR files will be displayed on screen. Select
  60.   EXAMPLE.WDR. That's it!
  61.  
  62.   No changes will be made to your EXAMPLE.WDR file!
  63.   Your new file will be EXAMPLE.RPT or other name so chosen. The
  64.   EXAMPLE.RPT will be in memory, and can be permanently saved if
  65.   you chose.
  66.  
  67.  
  68.  
  69. OK, so what BUDGET MODE features are still available ?
  70. ------------------------------------------------------
  71. Most of the features used in creating your budget are still
  72. available. The pull-down menus will look the same. Features not
  73. available will not be displayed in the menu selections. The
  74. following features are not available:
  75.  
  76.     Calculate
  77.        Error Rprt
  78.        Auto Calc
  79.        Manual Calc
  80.  
  81.     Screens
  82.        Formula Screens (under Data Entry)
  83.        Seasonality
  84.        DeletePeriod
  85.        InsertPeriod
  86.        MoveBlkRows
  87.        Move Row
  88.  
  89.     Files
  90.        Blank Amounts
  91.  
  92.  
  93.  
  94. Data Entry Screen
  95. -----------------
  96. The three Data Entry screens and three Formula Screens have been
  97. replaced with one 13 line Data Entry screen. Formula methods are
  98. no longer needed. Data Entry is now on a monthly basis (36 Data
  99. Entry periods) and no longer follows the period basis as defined
  100. in "NEW STRUCT."
  101.  
  102.     Cash Statement accounts, number 310000 to 313000, represent
  103.     discounted present values on cash flow. These percentages may
  104.     be changed from this screen.
  105.  
  106.     Income Statement accounts, numbers 254000, 255000, 260000 and
  107.     261000, represent interest income/expense on cash flow for a
  108.     determined number of days. Enter these percentages and days
  109.     in this screen.
  110.  
  111.     Income Statment account #282000 - Income Tax Expense may also
  112.     be entered in this screen. Similar to formula methods 260 and
  113.     261, income tax expense may be forecast monthly as a dollar
  114.     amount or as a percentage of taxable income (which includes
  115.     amortization of goodwill).
  116.  
  117.     These items, noted above, will be filled-in for you as FW
  118.     creates your RPT file from your WDR (BUDGET) file. Of course
  119.     you may change any amounts after the file is created. Copy
  120.     across routines, F2, F3, F4, CTRL-F2, CTRL-F3, and CTRL-F4,
  121.     will operate in this Data Entry screen, however, only account
  122.     #282000 needs any error checking.
  123.  
  124.     Select options have also been added to the REPORT MODE.
  125.         1) Re-calc tax expense  [Yes or NO]
  126.         2) Re-calc int on CFlow [Yes or NO]
  127.         3) Tax-effect int on CF [Yes or NO]
  128.  
  129.     Default on these options is Yes. Let's discuss each option.
  130.  
  131.  
  132.     1) Re-calc tax expense will re-calc income tax expense
  133.     account #282000. If you were to re-calc a BUDGET file that
  134.     was converted to the REPORT MODE, the results will be the same
  135.     as originally forecast in the BUDGET file. However, say that
  136.     you make various changes in the REPORT MODE such as adding
  137.     new sub-accounts and changing amounts, but you do not wish
  138.     to change the tax amounts as originally forecast. Select "NO"
  139.     to option #1 and the last calculated tax amounts will be left
  140.     unchanged. (This does not necessarily mean the last income tax
  141.     expense calculated in the BUDGET file, but the last calculated
  142.     amounts).
  143.  
  144.     IMPORTANT:
  145.     ----------
  146.     If you select "NO" to option #1 only, and leave option #2 and
  147.     option #3 as "Yes", then income tax expense will continue to
  148.     increase/decrease as you recalculate the income tax effect on
  149.     interest income/expense from cash flow. (As you continue to
  150.     re-calculate the same file, the tax effect on interest from
  151.     cash flow will be duplicated!) There is only one account
  152.     (#282000) for both income tax expense and the tax effect on
  153.     interest from cash flow.
  154.  
  155.     To avoid this:
  156.         a) select "NO" to option #1 and option #3, or
  157.         b) place $ amounts into the Data Entry screen for account
  158.            #282000 and leave option #1 as "Yes", or
  159.         c) enter 0 percent as the interest rate on interest
  160.            income/expense for cash flow accounts. Then re-
  161.            calculate to obtain a clean tax expense amount. Enter
  162.            these $ amounts into the Data Entry screen for account
  163.            #282000.
  164.  
  165.     NOTE:
  166.     -----
  167.     If the BUDGET file forecasted income tax expense,
  168.     account #282000, using formula method 260 - enter $ amounts,
  169.     then the amounts automatically entered into the REPORT MODE
  170.     by FW will be a clean tax expense without the tax effect from
  171.     interest on cash flow. Monthly allocations in the REPORT MODE
  172.     of the $ amounts entered in the Data Entry periods of the BUDGET
  173.     file, will be a weighted average of the monthly taxable income
  174.     results from the BUDGET file.
  175.  
  176.     Example: In the BUDGET file the first quarter of 1990 was
  177.              forecast to have $100 income tax expense. A negative
  178.              cash flow resulted in interest expense and an $8 reduction
  179.              in income tax as a result of this added expense, or
  180.              $92 total income tax expense.
  181.  
  182.              The first quarter might look like this:
  183.  
  184.                           Jan 1990   Feb 1990   Mar 1990   Total
  185.                           --------   --------   --------   -----
  186.     Income before taxes     $1442      $2864      $2944    $7250
  187.  
  188.     Now add-back:
  189.        Int Exp on CFlow       266        240        145      596
  190.  
  191.        Goodwill amort           9          7          9       25
  192.                           --------   --------   --------   -----
  193.                              1662       3111       3098     7871
  194.                                x          x          x        x
  195.  
  196.                       ($100 clean tax expense / $7871 taxable income
  197.                        before the tax effect on interest from cash flow)
  198.  
  199.                           --------   --------   --------   -----
  200.     Tax exp - REPORT MODE      21         40         39      100
  201.                           ========   ========   ========   =====
  202.     (rounding to the nearest whole dollar is on the cumulative
  203.      amount to date at the end of each month.)
  204.  
  205.  
  206.     2) Re-calc int on CFlow will re-calc interest income/expense
  207.     on cash flow. If you were to re-calc a BUDGET file that
  208.     was converted to the REPORT MODE, the results would be the same
  209.     as originally forecast in the BUDGET file. However, say that
  210.     you make various changes in the REPORT MODE, but you do not
  211.     wish to change the interest income\expense amounts as originally
  212.     forecast. Select "NO" to option #2 and the last calculated
  213.     interest income/expense amounts will be left unchanged. (This does
  214.     not necessarily mean the last interest income/expense amounts calculated
  215.     in the BUDGET file, but the last calculated amounts).
  216.  
  217.     Select "NO" to option #2 and "NO" to option #1 and the last
  218.     calculated 1) income tax expense, 2) income tax effect from cash
  219.     flow interest, 3) and interest from cash flow interest will be
  220.     left unchanged (if option #2 is "NO", option #3 need not be
  221.     set).
  222.     (This does not necessarily mean the last amounts calculated
  223.     in the BUDGET file, but the last calculated amounts).
  224.  
  225.     Select "NO" to option #2 and "Yes" to option #1 and tax
  226.     expense will calculate from account #282000 only. Previously
  227.     calculated income tax amounts will first be cleared.
  228.  
  229.  
  230.     3) Tax-effect int on CF will re-calc income tax expense on
  231.     interest income/expense on cash flow. If you were to re-calc
  232.     a BUDGET file that was converted to the REPORT MODE, the results
  233.     will be the same as originally forecast in the BUDGET file. However,
  234.     say that you make various changes in the REPORT MODE, but you do not
  235.     wish to change the income tax amount as originally forecast,
  236.     but would like to change the interest income/expense amount
  237.     as a result of changes to cash flow.
  238.  
  239.     Select "NO" to option #3 and "NO" to option #1 and the last
  240.     calculated income tax effect from cash flow interest will be
  241.     left unchanged.
  242.     (This does not necessarily mean the last income tax on cash
  243.     flow interest income/expense calculated in the BUDGET
  244.     file, but the last calculated amounts).
  245.  
  246.     Select "NO" to option #3 and "Yes" to option #1 and tax
  247.     expense will calculate from account #282000 only. Previously
  248.     calculated income tax amounts will first be cleared.
  249.  
  250.  
  251.  
  252. Calculation Screen
  253. ------------------
  254. The Calculation screen operates the same as in the BUDGET MODE.
  255.  
  256.     Calculations are summarized from the Monthly Calc screens.
  257.     Use the "NEW STRUCT" feature to change the manner of
  258.     summarization. This is the same as in the BUDGET MODE, however
  259.     NEW STRUCT is no longer needed for Data Entry setup. The Calc
  260.     screens can now be used simply as a REPORT SUMMARIZER.
  261.  
  262.  
  263.  
  264. Monthly Calc Screen
  265. -------------------
  266. The Monthly Calc screen looks the same as in the BUDGET MODE.
  267. All of the results are once again in $ amounts. But, there's a
  268. difference. In the REPORT MODE, the Monthly Calc screen operates
  269. like the Data Entry screen of the BUDGET MODE, but without formula
  270. methods.
  271.  
  272. Dollar amounts may be changed. New accounts may be inserted. Copy
  273. across features (F1, F2 and F3) still operate, as does marking a
  274. row for deletion. You now have complete control over your budget!
  275.  
  276. Re-calculation from the REPORT MODE will:
  277.     1) re-calculate tax expense
  278.     2) re-calculate interest on cash flow
  279.     3) re-calculate tax effect of interest on cash flow
  280.     4) re-add all totals
  281.     5) re-calculate Present Value calculations
  282.     6) re-calculate all ratios
  283.  
  284. You may freely load a file into the REPORT mode, exit the file
  285. just like any other, and then load a file into the BUDGET mode,
  286. and then back to the REPORT mode.
  287.  
  288.  
  289.  
  290. THINGS TO REMEMBER !
  291. --------------------
  292. REPORT MODE files cannot be converted back into BUDGET files.
  293.  
  294. Make such BUDGET files have been recalculated before conversion
  295. into REPORT MODE files. The monthly results, not the Data Entry
  296. formula methods and forecasts, from the BUDGET files will be used.
  297.  
  298. Save to the hard drive your recalculated BUDGET files prior to
  299. conversion into REPORT files. Changing, or re-calculating your
  300. BUDGET file in memory is not sufficient for the REPORT MODE. A
  301. conversion to report mode will use the last file saved to the
  302. hard drive under that particular file name.
  303.  
  304.  
  305.